Wie Du einen Dorfflohmarkt professionell und effizient organisierst

Markus Burgdorf

vor 8 Monaten

Was ist ein Dorfflohmarkt?

Ein Dorfflohmarkt ist eine lokal organisierte Veranstaltung, bei der die Bewohner eines Dorfes oder einer kleinen Gemeinde ihre gebrauchten Waren verkaufen können. Im Gegensatz zu großen, professionell organisierten Flohmärkten hat der Dorfflohmarkt oft einen intimeren, gemeinschaftlichen Charakter. Hier geht es weniger um den Handel und mehr um das Zusammenkommen von Menschen, den Austausch von Geschichten und die Möglichkeit, Schätze und Schnäppchen direkt von den Nachbarn zu kaufen.

Da die Flohmarkt-Stände in Garagen, Carports oder auf Freiflächen der Grundstücke aufgebaut werden, entfallen die Standmieten und Transportkosten.

Ich habe in meinem Ort inzwischen mehrere Dorfflohmärkte organisiert und zahlreiche Dorfflohmärkte besucht. Die Erfahrungen, die ich gemacht habe und die Tipps für eine optimale Organisation teile ich gerne.

Warum Dorfflohmärkte besser sind als professionell organisierte Flohmärkte

Lokaler Charakter

Ein Dorfflohmarkt spiegelt den Charakter und die Kultur der lokalen Gemeinschaft wider. Die angebotenen Waren sind oft ungewöhnlicher oder persönlicher und tragen die Geschichte der Menschen, die sie verkaufen. Zudem gibt es kaum gewerbliche Anbieter. Es ist eine Gelegenheit für die Bewohner, sich besser kennenzulernen und das Gefühl der Zugehörigkeit zur Gemeinschaft zu stärken.

Geringere Kosten

Bei einem Dorfflohmarkt entfallen die Gebühren für Standmieten und eine professionelle Organisation. Dadurch werden die Verkaufspreise in der Regel niedriger gehalten, was für Käufer und Verkäufer von Vorteil ist. Der Dorfflohmarkt heute ist wie es Flohmärkte früher waren, da wird gehandelt und gefeilscht.

Nachhaltigkeit und lokale Wirtschaft

Dorfflohmärkte fördern die Nachhaltigkeit, da gebrauchte Waren vor Ort den Besitzer wechseln und nicht entsorgt werden. Dies reduziert die Müllmenge und den CO2-Fußabdruck der Gemeinde. Außerdem bleibt das Geld innerhalb der Gemeinschaft und stärkt so die lokale Wirtschaft.

Weniger Kommerzialisierung

Dorfflohmärkte sind weniger kommerzialisiert. Es gibt oft eine Vielzahl an handgemachten und einzigartigen Produkten, die man auf größeren, professionell organisierten Märkten seltener findet. Hier steht nicht der Massenverkauf im Vordergrund, sondern die Qualität und Einzigartigkeit der Angebote. Zudem gibt es hier noch echte Schnäppchen, da die Verkäufer keine Kosten haben und nicht die bei professionellen Märkten oft teuren Standgebühren zahlen müssen.

Gemeinschaftsgefühl

Nicht zuletzt stärken Dorfflohmärkte das Gemeinschaftsgefühl. Sie bieten eine Plattform für den sozialen Austausch und fördern das Engagement für die lokale Gemeinschaft. Sie bieten auch oft Platz für lokale Vereine und Organisationen, um sich vorzustellen und neue Mitglieder zu gewinnen. Man kann wirklich beobachten, dass die Dorfflohmärkte für den Austausch genutzt werden. Hier wird gegrillt, da gibt es Kaffee und Kuchen – und der Verkauf wird fast zur Nebensache.

Abschnitt 1: Planungsphase

Die Organisation eines erfolgreichen Dorfflohmarkts beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Eine sorgfältige Planung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg der Veranstaltung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Du beachten solltest:

Unterpunkt 1: Frühzeitige Organisation

Der erste Schritt zur Organisation eines Dorfflohmarkts ist die frühzeitige Planung. Lege zunächst ein Organisationsteam fest, das aus engagierten Mitgliedern der Gemeinde, eventuell auch aus Vereinsmitgliedern oder Gemeindevertretern, besteht. Erstelle einen Zeitplan und setzt Euch konkrete Ziele, um die Organisation strukturiert ablaufen zu lassen. Ich empfehle, drei bis sechs Monate vor dem geplanten Termin mit der Organisation zu beginnen.

Ich habe als Träger des Dorfflohmarktes den Sozialverband gewonnen, dessen Vorsitzender ich hier im Ort bin. Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass die Mitglieder, zumindest die im Vorstand, mitmachen und bei guter Planung die Kasse des Vereins die Überschüsse behalten kann.

Unterpunkt 2: Datum und Zeit

Die Wahl des Termins ist entscheidend für den Erfolg Ihres Dorfflohmarkts. Achte auf mögliche Überschneidungen mit anderen lokalen Veranstaltungen oder Feiertagen. Der Zeitpunkt sollte auch so gewählt sein, dass er für die meisten Dorfbewohner günstig ist – Wochenenden sind am besten geeignet. Und auch am Wochenende gibt es wesentliche Unterschiede: Am besten ist der Sonntag, denn viele fahren am Sonnabend zum Einkaufen.

Legt den Termin in die warme Jahreszeit: Mai bis September ist ideal. Achtet auch auf Ferienzeiten, am besten vor oder nach den Sommerferien. Der Termin kann zu einem Serientermin werden, wenn man bei Wiederholungen den gleichen Sonntag wählt. Bei uns ist es der Pfingstsonntag.

Die ideale Zeit ist von 11 Uhr bis 17 Uhr. Das gibt den Verkäufern genug Zeit, vorher zu frühstücken und ihren Stand in Ruhe aufzubauen.

Tipp: Ab 15 Uhr wird es ruhiger, das nutzen einige Verkäufer, um das, was sie nicht wieder einräumen wollen, als „zu verschenken“ auszuzeichnen. Man glaubt nicht, was dann noch weggehen kann.

Unterpunkt 3: Genehmigungen und Erlaubnisse

Vor der Durchführung eines Flohmarkts sind in manchen Fällen Genehmigungen und Erlaubnisse notwendig. Erkundigt Euch bei der Gemeindeverwaltung nach den lokalen Vorschriften und stellt alle notwendigen Anträge rechtzeitig. Dazu können gehören: Nutzungsgenehmigungen für öffentliche Plätze, eventuelle Sondernutzungserlaubnisse und Genehmigungen für eine mögliche Beschallung oder eine Kaffeestube.

Wenn der Dorfflohmarkt an einem Sonntag stattfinden soll, ist möglicherweise eine Ausnahmegenehmigung erforderlich, die bei der zuständigen Gemeinde beantragt werden kann.

Tipp: Bei uns vervielfältigt die Gemeindeverwaltung unsere Flugblätter und hilft auch bei Genehmigungen unbürokratuisch und schnell. Sprecht daher rechtzeitig mit der Verwaltung.

Unterpunkt 4: Budgetierung und Finanzierung

Ein oft übersehener, aber sehr wichtiger Punkt ist die Budgetierung. Erstellt eine detaillierte Liste aller voraussichtlichen Kosten, wie zum Beispiel für Werbematerial, Mietkosten für Tische oder Zelte, Stromversorgung und ähnliches. Wenn das Budget feststeht, könnt Ihr Euch um die Finanzierung kümmern. Möglichkeiten hierfür können lokale Sponsoren oder auch öffentliche Zuschüsse sein. Ernennt für die Finanzen eine/n Verantwortliche/n.

Bei unserem Dorfflohmarkt werden sämtliche Kosten durch ein „Café“ wieder eingespielt – und es wird sogar ein kleiner dreistelliger Überschuss erwirtschaftet, mit dem wir das Orga-Team zum Beispiel zum Grillen einladen. Eine charmante Form des Dankeschöns.

Kaffee und Kuchen für das „Café“ werden von den Teilnehmern auf freiwilliger Basis gespendet, Wasser und Erfrischungsgetränke kaufen wir zu. Hier sieht man wieder den Vorteil der Organisation über den Verein. Da muss keiner ins persönliche Risiko gehen.

Mit diesen Schritten legst Du das Fundament für einen erfolgreichen Dorfflohmarkt. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Vorbereitungsphase ein, die ebenso wichtig ist, um am großen Tag alles reibungslos ablaufen zu lassen.

Abschnitt 2: Vorbereitungsphase

Nachdem die grundlegenden Planungen abgeschlossen sind, beginnt die Vorbereitungsphase. In diesem Abschnitt werden wir die wichtigsten Elemente behandeln, die Du nicht außer Acht lassen solltest.

Unterpunkt 1: Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Das beste Event ist nur dann erfolgreich, wenn auch Menschen davon erfahren. Deshalb ist Werbung und Öffentlichkeitsarbeit essenziell.

Veranstaltungsankündigung per Flyer: Erstellt ein Flugblatt, in dem Ihr den Termin für den Dorfflohmarkt ankündigt und eine einfache Anmeldemöglichkeit anbietet. Zum Beispiel eine Telefonnummer, unter der man sich anmelden kann und eine eMail-Adresse. Dieses Flugblatt verteilt Ihr vier Wochen vor dem Termin in alle Briefkästen.

Tipp: Wenn Ihr im Orgateam jemanden habt, der oder die beruflich mit Werbung und/oder Marketing oder PR zu tun hat, nutzt deren Erfahrung für die Gestaltung.
Abfrage Kuchenspenden: In dem Flugblatt könnt Ihr auch darauf hinweisen, dass für die Teilnahme keine Kosten entstehen und das Orga-Team stattdessen um eine Kuchen- oder Kaffeespende bittet. Bei der Anmeldung möge man bitte vermerken, was gespendet werden wird. das erleichtert dem Orga-Team die Planung. Hier bitte auch vermerken, wann und wo die Spende angegeben werden kann.
Online-Marketing: Erstellen Sie ein Event auf sozialen Netzwerken wie Facebook und Instagram. Teilen Sie regelmäßig Updates und Informationen. Sie können auch eine eigene Website oder einen Blog für den Dorfflohmarkt nutzen.
Offline-Marketing: Plakate sind immer noch eine effektive Methode, um Aufmerksamkeit zu generieren. Diese sollten an strategischen Orten im Dorf und in der Umgebung ausgehängt werden. Denken Sie auch daran, einen Veranstaltungshinweis vier Wochen vor dem Termin in örtlichen Geschäften und öffentlichen Gebäuden aushängen zu lassen.
Öffentlichkeitsarbeit: Vier Wochen vor dem Termin laden wir die Lokalpresse zu einem Pressegespräch ein. Dafür verfassen wir eine Presseinformation, in der alle wichtigen Punkte dargestellt werden. Durch den Termin mit der Presse erhalten die Journalisten die Möglichkeit, dem Dorfflohmarkt ein Gesicht zu geben und so mehr darüber zu berichten, als üblich.

Unterpunkt 2: Anbieter und Stände

Anmeldung: Erstellen Sie ein einfaches Anmeldeformular für die Verkäufer. Hier sollten alle relevanten Informationen abgefragt werden, z.B. die Art der Waren und die eventuell benötigte oder gebotene Standfläche. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es auch immer Leute gibt, die nicht auf dem eigenen Grundstück verkaufen können und deshalb einen Standplatz suchen. Andere haben genug freie Flächen – hier kann man vermitteln und so das Angebot erhöhen.

Tipp: Ich habe zum Beispiel jedes Mal fünf weitere Verkäufer in meiner Auffahrt zugelassen. Der Vorteil: Dadurch wird mein Platz vielfältiger und interessanter. Und wenn dann sechs Stände eingezeichnet sind, kommt garantiert jeder vorbei.
Standplatzvergabe: Es ist hilfreich, vorab eine Skizze des Veranstaltungsortes anzufertigen und die Stände entsprechend zu kennzeichnen. Dieser Lageplan ist besonders wichtig, damit alle Besucher auch wirklich alle Stände im Dorf finden können.

Tipp: Wir kennzeichnen die Stände mit unterschiedlichen Farben auf der Karte. Rot sind zum Beispiel die allgemeinen Stände, grün die Stände mit Kindersachen. Geben Sie auf dem Übersichtsblatt auch Ihre Kaffeestube oder den Grillplatz an sowie nutzbare Toiletten.

Unterpunkt 3: Logistik und Infrastruktur

Hinweisschilder: Viele Besucher kommen von extern und kennen sich in Ihrem Dorf nicht aus. Deshalb erstellen Sie Werbeschilder und Willkommensschilder sowie Wegweiser. Die Werbeschilder hängen wir an den nahegelegenen Bundesstraßen auf, die Willkommensschilder stehen an allen Ortseinfahrten. Hier gibt es auch jeweils eine Box mit jeweils mindestens hundert Übersichtsplänen. Mit Wegweisern leiten Sie den Weg zum Grillplatz, zu den Toiletten und möglichen anderen, wichtigen Punkten.

Tipp: Die Schilder an den Ortseinfahrten nicht vergessen. Besucher fühlen sich willkommen und können direkt die Übersichtspläne an sich nehmen und nutzen. Das spart den erstgelegenen Ständen dauernde Fragen nach Übersichtsplänen.

Tipp: Übersichtspläne online kann man machen, aber nur als Zusatzangebot. Viele Besucher haben lieber ein Blatt mit dem Ortsplan und den eingezeichneten Ständen in der Hand, als immer wieder auf dem Smartphone suchen zu müssen.
Toiletten: Ganz wichtig ist, dass Toiletten zur Verfügung gestellt und auf dem Übersichtsplan eingezeichnet werden. Mögliche Orte: Feuerwehrhaus, Turnhalle, Vereinsheim, Dorfgemeinschaftshaus.
Verkehrs- und Parkmanagement: Durch die externen Besucher kann es im Dorf eng werden. Weisen Sie auch zusätzliche Parkmöglichkeiten aus, wenn Sie im Ort welche haben.

Die Vorbereitungsphase ist der Zeitraum, in dem alle Details geklärt und alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Ablauf geschaffen werden. Die gute Nachricht ist, dass mit einer gut durchdachten Vorbereitung die meisten potenziellen Probleme bereits im Vorfeld gelöst werden können.

Abschnitt 3: Durchführungsphase

Der große Tag ist da und alle vorherigen Anstrengungen gipfeln in der Durchführung des Dorfflohmarkts. Hier ist, was Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft:

Unterpunkt 1: Aufbau

Zeitplan: Planen Sie genügend Zeit für den Aufbau ein und teilen Sie den Helfern vorab mit, wann sie wo sein sollten. Ein guter Tipp ist, ein bis zwei Stunden vor der offiziellen Eröffnung des Flohmarkts mit dem Aufbau zu beginnen.
Verteilung der Aufgaben: Jeder Helfer sollte eine klare Aufgabe haben, sei es als Ansprechpartner der Teilnehmenden, die Betreuung der Informationsstände oder Dienst im Café.
Professionelle Käufer: Man muss damit rechnen, dass professionelle Händler ein bis zwei Stunden vor dem Start bereits durchs Dorf fahren und versuchen werden, sich Zugang zu den Ständen zu verschaffen. Sie suchen nach günstigen Gelegenheiten. Dieses den anderen Käufern gegenüber unfaire Verhalten sollte nicht geduldet werden. Informieren Sie die Verkäufer darüber, dass die Stände nicht unbeaufsichtigt sein sollten, auch geschlossene Garten- oder Einfahrtstore reichen nicht aus. Wenn in der Garage oder unterm Carport ein Stand aufgebaut ist, muss dieser beaufsichtigt werden.
Kennzeichnung der Stände: Die meisten Teilnehmer mit Verkaufsständen nutzen bunte Luftballons als Erkennungszeichen, die möglichst gut sichtbar an den Hauseinfahrten angebracht werden. Manche basteln zusätzlich Schilder, die auf ihre Stände hinweisen.

Unterpunkt 2: Betrieb

Empfang der Anbieter und Besucher: Eine zentrale Anlaufstelle sollte eingerichtet werden, wo Anbieter und Besucher alle nötigen Informationen erhalten. Hier sollten auch weitere Lagepläne ausgegeben werden.

Tipp: Bei uns ist der Zentralpunkt das Café.
Problemmanagement: Trotz sorgfältiger Planung kann immer etwas Unvorhergesehenes geschehen. Ob es ein plötzlicher Wetterumschwung ist oder andere Notfälle – es sollte immer jemand da sein, der für die Lösung von Problemen zuständig ist.

Unterpunkt 3: Unterhaltung und Catering

Musik, Spiele und andere Aktivitäten: Ein Dorfflohmarkt ist mehr als nur ein Verkaufsevent; es ist auch ein soziales Ereignis. Durch Musik (Achtung: GEMA-pflichtig), Kinderspiele oder sogar kleine Workshops können Sie die Veranstaltung für alle Altersgruppen zusätzlich attraktiv machen.
Essen und Trinken: Lokale Vereine oder Privatpersonen können die Gelegenheit nutzen, Essen und Getränke zu verkaufen. Dies fördert nicht nur die Gemeinschaft, sondern bietet auch eine zusätzliche Einnahmequelle. Bei uns ist es das Café, in anderen Orten habe ich gesehen, dass Sportvereine oder die freiwillige Feuerwehr die Bewirtung übernehmen. Gut ist es, wenn die Organisation oder der Verein, der den Dorfflohmarkt veranstaltet, auch die Verpflegung übernimmt.

Tipp: In den Sommermonaten kann es sehr heiß werden und wenn es viele Stände gibt, kommen möglicherweise ein paar Kilometer Laufstrecke zusammen. Es wird sehr gut angenommen, wenn es – über die Karte verteilt – Erfrischungspunkte gibt, wo es kostenloses Wasser zu trinken gibt. Das erhöht die Zufriedenheit der Gäste deutlich.

Mit einer gut organisierten Durchführungsphase stellst Du sicher, dass alle vorherigen Planungen Früchte tragen und der Dorfflohmarkt zu einem vollen Erfolg wird.

Abschnitt 4: Abschluss und Nachbereitung

Die Veranstaltung mag vorbei sein, aber die Arbeit ist noch nicht ganz abgeschlossen. Der Abschluss und die sorgfältige Nachbereitung sind unerlässlich, um zukünftige Dorfflohmärkte noch erfolgreicher zu gestalten und gleichzeitig der Gemeinschaft für ihre Teilnahme zu danken.

Unterpunkt 1: Abbau und Reinigung

Organisation: So wie beim Aufbau sollte auch der Abbau strukturiert und in Teams erfolgen. Da die Stände bei einem Dorfflohmarkt auf Privatgrundstücken aufgebaut werden, gibt es keinen Platz, der von der Organisation gereinigt werden müsste.
Schilder einsammeln: Die angebrachten Schilder sollten zügig wieder eingesammelt werden. Lagern Sie die Schilder ein, dann können Sie sie beim nächsten Dorfflohmarkt wieder nutzen.
Café oder Grillplatz abbauen: Wenn Ihr einen zentralen Verpflegungsort haben, weisen Sie bereits bei der Morgenbesprechung darauf hin, dass nach Abschluß der Veranstaltung alle Mitorganisatoren zum Abbau erwartet werden. Hier könnt Ihr auch noch etwas zusammensitzen und Erfahrungen vom Tag austauschen (sowie mögliche Reste aufteilen).
Müllentsorgung: Je nach Größe und Umfang des zentralen Verpflegungspunktes kann viel Abfall anfallen. Plant genügend Müllsäcke und -tonnen ein und entsorgt den Müll gemäß den lokalen Richtlinien.

Unterpunkt 2: Feedback sammeln

Befragung: Das Sammeln von Feedback von Besuchern und Verkäufern ist ein wertvolles Instrument, um zu lernen, was gut gelaufen ist und was bei zukünftigen Veranstaltungen verbessert werden könnte. Dies kann über physische Feedback-Formulare oder digitale Umfragen erfolgen.

Unterpunkt 3: Danksagung

Dank an Helfer: Denke daran, Dich bei allen Freiwilligen und Helfern zu bedanken. Dies kann durch eine kleine Feier, Danksagungskarten oder einfach persönlich erfolgen.
Dank an die Gemeinschaft: Ein öffentlicher Dank, sei es über soziale Medien oder das lokale Nachrichtenblatt, zeigt Wertschätzung gegenüber der gesamten Gemeinschaft und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.

Unterpunkt 4: Finanzielle Nachbereitung

Kassensturz: Erstellt eine abschließende Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben. Dies gibt nicht nur einen Überblick über den finanziellen Erfolg der Veranstaltung, sondern hilft auch bei der Planung zukünftiger Flohmärkte.

Die Nachbereitung ist ein entscheidender Schritt, um den Erfolg des Dorfflohmarktes zu reflektieren und die Basis für künftige Veranstaltungen zu legen. Mit einer sorgfältigen Nachbereitung kann jeder Dorfflohmarkt zu einer festen und geschätzten Tradition in der Gemeinde werden.

Ich hoffe, dass ich Dir mit dieser Zusammenstellung etwas helfen konnte, einen Dorfflohmarkt gut zu organisieren. Kommentiere gerne, wenn Fragen offen geblieben geblieben sind.